La “Peer review” nei servizi sociali

La “peer review” è un metodo di valutazione che consiste nell’accompagnamento di una persona (review) da parte di un collega (peer). Si distingue dal tutoring che prevede il coinvolgimento di un esperto (tutor). Sia la peer review che il tutoring rientrano nel più ampio settore dei metodi di tipo cooperativo che sono efficaci per valutare sugli indicatori di efficacia, tempestività e responsabilità. Ogni coppia di assistenti sociali viene collocata in una sala separata di modo da ridurre al minimo gli elementi di disturbo. Eventualmente si aggiungono uno o più osservatori per raccogliere informazioni sull’andamento dei lavori. Si lavora su un caso, un progetto, un articolo scientifico per poi elaborare un relazione da inviare al supervisore o discuterne insieme agli altri colleghi del servizio.

Un efficace programma di gestione della qualità per l’assistente sociale comporta il monitoraggio continuo delle funzioni-chiave del servizio. Se correttamente eseguita, la revisione tra pari fornisce dati che consentono di formulare giudizi sulla qualità e l’adeguatezza degli interventi di servizio sociale. In quanto attività documentaria, la revisione tra pari prevede la somministrazione periodica di formazione continua per soddisfare le esigenze di crescita del personale. La domanda allora diventa: come si misurano la qualità e l’adeguatezza di un trattamento? La risposta sta nella documentazione che si trova nelle cartelle degli utenti. Lo schema di controllo della revisione tra pari è stata introdotta nell’ottobre 1990 presso l’Highland Drive Veterans Affairs Medical Center di Pittsburgh, nello Stato americano della Pennsylvania, dopo che la revisione annuale della qualità ha rivelato la necessità di intervenire sulla tempestività della documentazione e l’adeguatezza dei servizi sociali come risulta dalle cartelle cliniche dei pazienti. Da allora il sistema della “peer review” è stato utilizzato per monitorare l’efficacia degli interventi dei servizi americani.

Lo schema di controllo della revisione tra pari si concentra sulle attività di documentazione che sono componenti-chiave nella valutazione della qualità e dell’adeguatezza del servizio sociale. Prima di addentrarci nello specifico del tema vediamo alcuni indicatori di qualità e appropriatezza per ciascuna delle quattro aree: valutazione, piano di trattamento, note sui progressi e tempestività.

Informazioni sulla valutazione

Le ragioni addotte nel processo di aiuto, non richiedono risposte né esaustive né mutualmente esclusive, ma indicano la necessità di documentare nella valutazione le ragioni per cui un utente sta cercando una risposta ai suoi problemi e l’esito atteso del trattamento. Non viene fatto alcun tentativo per determinare se le ragioni di un utente sono coerenti con le ragioni per l’ammissione al servizio eventualmente precedentemente annotate dai membri del personale. Nella revisione tra pari le motivazioni fornite dal paziente vengono semplicemente registrate in relazione ai piani di trattamento e agli obiettivi sviluppati dall’assistente sociale. Eventuali discrepanze tra le ragioni del ricovero e le autovalutazioni del paziente possono essere identificate ed esplorate attraverso altre attività di controllo della qualità (reclami, revisioni della scheda del comitato delle cartelle cliniche, revisioni della tabella del comitato per l’assistenza a lungo termine, revisioni delle dimissioni ospedaliere, etc.).

Piano di trattamento

Il piano di trattamento affronta i problemi e i bisogni individuali la cui risoluzione è oggetto dell’intervento del servizio sociale. Questa sezione include due elementi: la prima prevede lo sviluppo reciproco degli obiettivi terapeutici con l’utente e gli altri elementi significativi che devono essere correlati alla valutazione e riesaminati periodicamente per garantire una rilevanza continua di tutte le parti. Il secondo punto richiede che gli obiettivi siano realistici e misurabili, compreso un ragionevole lasso di tempo in cui devono essere raggiunti.

Note sullo stato di avanzamento

Il primo punto riguarda la misura in cui le note sui progressi si riferiscono agli obiettivi fissati nel piano di intervento. Le note dovrebbero descrivere i problemi e le esigenze che sono al centro degli interventi e i contatti intrapresi con le parti interessate che stanno interagendo per raggiungere gli obiettivi del piano. Se la famiglia di un utente è disponibile e disposta a partecipare, le note sui progressi devono riflettere il loro coinvolgimento; allo stesso modo, dovrebbero essere inclusi l’indisponibilità della famiglia e i tentativi di coinvolgerla così come la riluttanza a partecipare, insieme alla tutela dell’utente all’eventuale rifiuto della famiglia.

Il secondo elemento si riferisce alla misura in cui le note sui progressi descrivono sia i risultati che gli ostacoli nel raggiungimento degli obiettivi del trattamento (il piano di assicurazione della qualità del servizio sociale include il monitoraggio dell’efficacia della pianificazione delle dimissioni e di altri indicatori di risultato).

Tempestività

Questo elemento, che comprende la firma e la datazione di tutte le attività di documentazione in conformità con la politica del servizio di riferimento, era originariamente l’unico criterio nella revisione tra pari. Ora è del tutto distinto dalla qualità e dall’adeguatezza delle cure fornite.

Gestione della “Peer review”

La revisione tra pari è considerata una delle responsabilità professionali generali dell’assistente sociale. Di conseguenza, ciascuno è chiamato a condurre una revisione paritaria sul carico di lavoro di un collega nel corso di un anno. Un comitato di revisione tra pari, composto da un presidente e altri due membri, tutti nominati dal responsabile del servizio con mandato triennale, sovrintende e monitora il sistema di revisione tra pari. Il comitato identifica gli assistenti sociali che sono coinvolti per la revisione in un dato periodo e assegna le coppie che devono condurre le revisioni programmate. Quindici casi (10 casi aperti, di solito il 20%-50% del carico di lavoro attuale di un assistente sociale e 5 casi chiusi) sono presentati dall’assistente sociale per un’eventuale revisione; 4 di questi sono selezionati per la valutazione da parte del personale che conduce la revisione.

SCHEMA DI CONTROLLO PER LA REVISIONE TRA PARI

Operatore_ Incarico_ Revisore_

Utente_ Numero identificativo della cartella_ Data_

Valuta ogni indicatore utilizzando: 0 = Non presente; 1 = Presente/di scarsa qualità; 2 = Presente/di buona qualità

Indicatori chiave di un adeguato intervento di assistenza sociale:

  1. Dati identificativi (data di nascita, etnia, sesso, presa in carico, stato civile, parenti prossimi) –
  2. Motivi del trattamento (problemi presentati/fattori di stress recenti/precedenti penali/abuso di sostanze/esperienze di vita significative che incidono sull’assistenza) –
  3. Sistema di supporto sociale (descrizione delle relazioni e delle aspettative dei familiari significativi/altri significativi) –
  4. Attività quotidiane (cura di sé/lavoro/scuola/utilizzo del tempo/coinvolgimento delle istituzioni pubbliche o private) –
  5. Situazione abitativa (pre e post ospedaliera/attuale) –
  6. Situazione finanziaria (reddito/fonti/amministratore) –
  7. Valutazione e piani psicosociali complessivi –

PIANO DI TRATTAMENTO

  1. Gli obiettivi sono stati sviluppati reciprocamente con il paziente e altri significativi (se disponibili); gli obiettivi sono periodicamente riesaminati
  2. Gli obiettivi sono realistici e misurabili

NOTE SUI PROGRESSI

  1. Riferirsi agli obiettivi del piano di trattamento/riflettere problemi, bisogni e contatti
  2. Descrivere risultati/ostacoli nel raggiungimento degli obiettivi

TEMPESTIVITÀ (tutte le attività di documentazione del servizio sociale sono firmate e datate secondo la politica del servizio sociale)

APPROPRIATEZZA: se il totale è pari o inferiore a 17, immettere “0”, se pari o superiore a 18, immettere “1”.

VALUTAZIONE SUBTOTALE PUNTEGGIO COMPLESSIVO

COMMENTI:

Gli elementi valutati nello schema di controllo forniscono un quadro attuale e completo della situazione di vita del paziente, l’identificazione degli obiettivi del trattamento e la risposta agli interventi del servizio. Una volta completati tutti i 12 elementi, viene effettuata una valutazione sintetica dell’adeguatezza dell’intervento del servizio sociale. Se il punteggio del subtotale è pari o inferiore a 17, l’intervento nel caso viene ritenuto inadeguato e viene inserito un punteggio pari a 0. Se il punteggio parziale è pari o superiore a 18, l’intervento è ritenuto appropriato e viene inserito un punteggio pari a 1 (un punteggio di 18 su 24 costituisce una soglia del 75%). Il punteggio totale parziale e la valutazione di adeguatezza producono un punteggio complessivo della lista di controllo da 0 a 25 per ogni dato caso selezionato per la revisione.

Non sono stati riscontrati errori nei casi scelti per la revisione. I casi clinici per le revisioni amministrative da parte degli assistenti sociali di supervisione sono condotti su un campione casuale di casi aperti, e l’esperienza conferma che i risultati delle revisioni amministrative e tra pari raramente differiscono in modo significativo.

Per i casi selezionati, il punteggio totale della “peer review” può variare da 0 a 100 punti (ogni punteggio della lista di controllo può variare da 0 a 25 punti). Un punteggio totale della revisione paritaria di 76 (media di 19 punti per lo schema di controllo) o più serve come soglia per concludere che un membro dello staff si sta impegnando in una pratica di lavoro sociale appropriata. Un assistente sociale che riceve un punteggio pari o inferiore a 75 viene giudicato non idoneo alla revisione paritaria. A questo punto, l’assistente sociale può chiedere un’immediata revisione degli stessi casi da parte della commissione di “peer review”. Se il ricorso dell’operatore non viene accolto, entro 30 giorni la commissione procede all’esame di altri casi. I rapporti scritti dei risultati della revisione tra pari sono presentati a un assistente sociale attraverso il coordinatore del servizio sociale e il supervisore dell’assistente sociale. La direzione può intraprendere le azioni correttive ritenute necessarie se il punteggio di un assistente sociale scende al di sotto della soglia nella revisione di follow-up. Se la revisione tra pari indica una tendenza a scarse prestazioni, viene avviato un sistema separato di revisione amministrativa e azione (consulenza sulle prestazioni o, al limite, rimozione dal lavoro).

Come controllo finale sull’integrità del sistema di revisione tra pari, il responsabile del servizio sociale o il presidente del comitato di revisione confronta periodicamente gli schemi di controllo completatìi con i casi che sono stati esaminati in passato.

Sia gli ottimi che i pessimi risultati della revisione sono registrati nelle copie di tutti i rapporti di revisione tra pari che vengono fornite al comitato di garanzia per la qualità all’interno del servizio sociale. Im America il mancato superamento della revisione tra pari può comportare privilegi limitati per un assistente sociale. Inoltre, gli assistenti sociali che risultano non idonei per la revisione paritaria sono esclusi dalla conduzione della revisione paritaria che, come affermato in precedenza, è vista come una responsabilità professionale generale di tutto il personale del centro medico. Solo una volta corrette le circostanze interdittive si potrà riprendere la partecipazione alla peer review.

Molti degli indicatori fin qui proposti sono basati su un modello nel quale il risultato è ottenuto dal confronto con un collega che registra l’attività. I servizi spesso offrono simili attività e a volte anche in maniera più formale. Il termine “peer review” ha un doppio significato nel servizio sociale. Può riferirsi al processo utilizzato da una testata giornalistica che in maniera anonima legge e commenta una proposta editoriale al fine di pubblicarla o, più spesso, può essere definita come “un procedimento formale che consente di migliorare le pratiche così come sono percepite dai colleghi” (Beets et al., 2012). La “peer review” aiuta a promuovere l’uniformità e la consistenza della documentazione e consente il servizio a identificare i punti di forza e le aree da migliorare. In aggiunta, gli assistenti sociali sono esposti agli stili di registrazione e le abilità di valutazione, rendendoli capaci di migliorare la loro produzione documentaria attraverso la revisione degli altri (Moreland & Racke, 1991). Molti servizi sono vincolati dai loro budget o raccomandati dagli organi di governo a dotarsi di procedure di “peer review” (commissioni paritetiche). Il caso è comunemente usato come base di valutazione per la qualità e la quantità dei servizi che abbisognano di revisione (Kagle, 1984). Ogni servizio ha le proprie regole anche se possiamo qui aggiungerne altre:

• in molti casi una “peer review” si esprime attraverso una commissione (per es. di assistenti sociali) che supervisiona il procedimento, assegna i casi da rivedere e valuta i risultati per tutti i modelli e le tendenze. La “peer review” lavora meglio quando tutti gli assistenti sociali vi sono coinvolti.
• È considerata un’attività confidenziale e formale che non contiene i nomi degli operatori che hanno in carico il caso ma indica dati e cifre attraverso il livello di attendibilità in confronto agli indicatori.
• Similmente ai questionari auto-valutativi, la “peer review” è usata per valutare il formato e il contenuto di un caso.

Fasi della “peer review”:

1 Scelta dei valutatori
2 Scelta degli indicatori
3 Intervista o questionario di rilevazione delle informazioni
4 Applicazione degli indicatori
5 Risultati e riattivazione del ciclo

Vantaggi della “peer review”:

 è un’attività confidenziale i cui risultati rimangono discrezionali compreso chi ha in carico il caso; solo i membri della commissione ne sono al corrente e riferiscono al servizio.
 È un’attività che migliora le capacità documentarie dei membri della commissione di valutazione.
 Non si chiede di esprimere un giudizio sulla conduzione del caso in sé ma sull’ordine e sul metodo della cartella psico-sociale.

Esempi di “peer review” (domande):

1 Tutti i dati richiesti sono stati registrati? Tre note non registrate; una iniziata ma non terminata
2 Tutti i dati sono leggibili? La calligrafia è difficile da decifrare
3 Sono stati utilizzati i modelli forniti dal servizio?
4 La frequenza delle note è accettabile? Le note di servizio sono registrate ogni giorno.
5 I tempi di registrazione? Le relazioni sono state inviate nei tempi stabiliti dalla magistratura
6 La cartella è dotata di un sommario o un riepilogo dei contenuti?
7 Sono indicate le motivazioni delle registrazioni?
8 Sono indicate le motivazioni degli utenti?
9 È stato espresso il consenso informato?
10 Sono indicati i piani di intervento?
11 Sono indicati gli obiettivi del processo di aiuto?
12 Sono indicati gli erogatori degli interventi?
13 Sono indicati gli indicatori di valutazione?
14 Sono indicati i punti di forza dell’utente?
15Sono indicati i riferimenti alla letteratura?
16 Miglior registrazione?
17 Peggior registrazione?
18 Come si può migliorare?

Esempi di “peer review” (risposte):

1 Tre colloqui non sono stati registrati; uno iniziato ma non finito

2 La calligrafia è difficile da decifrare

3 Si

4 Le note di servizio sono registrate ogni giorno.

5 Le relazioni sono state inviate nei tempi stabiliti dalla magistratura

6 Si

7 No

8 Si compiace del suo lavoro ma non esprime emozioni

9 No

10 Si

11 Gli obiettivi sono vaghi, l’utente cerca un generico benessere ma non si specifica cosa

12 Buona specificazione dei servizi disponibili ed erogati

13 No, l’utente sta bene in famiglia o al lavoro ma non si specifica dove o quando

14 Si

15 Si

16 La registrazione del colloquio del 3 agosto 2015 contiene informazioni sul luogo, sull’utente, sulla valutazione dell’operatore, sui servizi erogati e sul piano d’intervento

17 La relazione inviata il 3 novembre 2015 non è chiarissima, ci sono molte dichiarazioni vaghe e non si specificano gli interventi da realizzare.

18 Bisogna migliorare la registrazione dei risultati con evidenze consistenti e correttamente scritte

Conclusioni

La revisione tra pari nella documentazione del servizio sociale serve a promuovere l’uniformità e la coerenza con cui vengono erogati i servizi. Il sistema aiuta anche a identificare le aree di debolezza o carenza comuni agli assistenti sociali che sono esposti alla pratica professionale dei loro colleghi dell’ambito sanitario, poiché tutti i membri del personale partecipano alla conduzione delle revisioni tra pari. L’individuazione di tali modelli è responsabilità del comitato di revisione tra pari, che li porta all’attenzione della direzione del servizio sociale e dei servizi di controllo della qualità attraverso cui vengono intraprese azioni correttive per porre un rimedio ai problemi identificati. Il sistema ha anche il potenziale per aiutare a identificare i problemi e i bisogni dei pazienti non soddisfatti dal servizio sanitario nazionale; tali lacune possono quindi essere portate all’attenzione della direzione del personale per l’esame e l’eventuale risoluzione. Concentrandosi sugli elementi di documentazione come indicatori di un intervento appropriato e di alta qualità, il sistema di revisione paritaria utilizzato dal servizio sociale di Pittsburgh ha contribuito a migliorare le prestazioni dell’assistente sociale e l’erogazione del servizio.

Bibliografia

Beets et al, Peer review: supporting reflective practice and connection between social workers, “Aotearoa New Zeland social work”, 2, 2012, pp. 2-7.
Moreland M.E., Racke R.D., Peer review of social work documentation, “Quality review bullettin”, 7, 1991, pp. 236-239
Saab M.M. et al, Peer group clinical supervision: Qualitative perspectives from nurse supervisees, managers, and supervisors, “Collegian”, 4, 2021, pp. 359-368.

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